Buchungszeile gelöschter Beleg - nicht auffindbar

Hallo,

ich bin leider mit der FIBU nicht so vertraut und hoffe Ihr könnt mir hier einen kleinen Denkanstoß geben.
Wir haben NAV5.0 im Einsatz und haben am STandard folgendes verändert.

Wenn der Benutzer eine Rechnung druckt wird schon eine Nummer aus der Nummernsierie gezogen und in den Beleg geschrieben, somit wird der Vordruck schon mit der richtigen Belegnummer ausgeführt. In der Buchhaltung wird der Beleg dann anschließend nur mehr gebucht, da dieser ja bereits eine Nummer hat wird keine neue mehr gezogen (NAV Standard).

Nun sieht es so aus als hätte jemand aus versehen einen Beleg gelöscht bevor dieser gebucht wurde da wir die Rechnung in gedruckter Form haben jedoch im System ist diese nicht mehr auffindbar. Wenn jemand einen Beleg löscht wird der User doch normalerweise darauf hingewiesen dass eine Lücke in der Nummernserie entsteht und somit eine Textzeile erstellt wird die darauf hinweist dass dieser Beleg gelöscht wurde.

Nur wo kann ich diese Textzeile bzw Information finden. Ich habs schon über das Journal probiert jedoch komm ich da nicht wirklich weiter und finde keinen Hinweis. Die Belegnummer hätte ich ja (von der gedruckten Form).

Schöne Grüße aus Wien,
René

Nun sieht es so aus als hätte jemand aus versehen einen Beleg gelöscht bevor dieser gebucht wurde da wir die Rechnung in gedruckter Form haben jedoch im System ist diese nicht mehr auffindbar.

Die Rechnung konnte aber auch gebucht worden sein?

Nur wo kann ich diese Textzeile bzw Information finden. Ich

Es wird in so einem Fall eine gebuchte Rechnung unter der zuvor eingetragenen Rechnungsnummer erzeugt, diese hat dann nur diese Hinweis-Textzeile "Gelöschter Beleg".
Es müsste reichen, wenn du also in die Geb. Rechnungen gehst (Historie) und dort nach deiner Rechnungsnummer suchst.

stimmt - ich habe das mit dem gelöschten beleg gerade ausprobiert. anscheinend wurde der beleg also nicht als ungebuchter gelöscht, denn ich habe den beleg überhaupt nicht in den gebuchten rechnungen. außer er wurde dort auch gelöscht, denn es gibt über fibu-navigate auch keine finanzbuchhaltungsposten mit der buchungsnummer.

ich sollte wohl meine berechtigungen überdenken!

auf jeden fall danke für die hilfe!
lg rene

Eine Idee noch:
Falls das Feld Buchungsnr. in den ungebuchten Belegen bei euch an der Oberfläche und editierbar ist, dann könnte jemand das Feld geleert und danach den Beleg gelöscht haben - dann hat man natürlich keine Chance mehr, diese Nummer nachzuverfolgen.

An das habe ich auch schon gedacht. Das Feld war jedoch nicht editierbar.
Danke fuers Mitdenken!
Lg, Rene

Hallo Rene,

ich möchte noch mal kurz offene Punkte klären:

• Ist euer System so eingestellt, das die Nummernserien für die ungebuchten und gebuchten Rechnungen identisch sind?
• Dieses Problem ist aufgetreten aus einer ungebuchten Rechnung oder einem Auftrag?

Gruß, Fiddi

Wenn jemand einen Beleg löscht wird der User doch normalerweise darauf hingewiesen dass eine Lücke in der Nummernserie entsteht und somit eine Textzeile erstellt wird die darauf hinweist dass dieser Beleg gelöscht wurde.

Also, das passiert im Standard doch nur dann, wenn die Bestellung/Rechnung (ungebucht) und die gebuchte Rechnung ihre Nummer aus derselben Nummernserie beziehen. Wenn aber die Bestellung/Rechnung (ungebucht) und die gebuchte Rechnung aus zwei verschiedenen Nummernserien bedient werden (zwingend, wenn mit Bestellungen gearbeitet wird), dann kann ich vor dem Buchen löschen ohne das ein 'gelöschter Beleg' entsteht.

Gruß,
Anke

fifi hat geschrieben:
Ist euer System so eingestellt, das die Nummernserien für die ungebuchten und gebuchten Rechnungen identisch sind?

Nein ist es nicht, wir arbeiten mit ungebuchten Nummern. Wenn der Beleg jedoch gedruckt wird führen wir den CAL/Code aus um eine gebuchte Nummer zuzuweisen. Die gedruckte Rechnung hat somit eine Belegnummer aus der Nummernserie für gebuchte Rechnungen. Dies ist notwendig da alle Rechnungen auf sehr teurem Durchschlagspapier gedruckt werden und nochmals eine Kontrollunterschrift bekommen bevor diese das Haus verlassen. (Ich weiss das könnte man auch digital machen, der Kunde möchte jedch nicht.. )

fifi hat geschrieben:
Dieses Problem ist aufgetreten aus einer ungebuchten Rechnung oder einem Auftrag?

Schwer zu sagen da die Rechnung ja nicht mehr auffindbar ist. Ich denke es war eine ungebuchte Rechnung (jedoch zusätzlich mit gebuchter Rechnungsnummer).

anke hat geschrieben:
Also, das passiert im Standard doch nur dann, wenn die Bestellung/Rechnung (ungebucht) und die gebuchte Rechnung ihre Nummer aus derselben Nummernserie beziehen. Wenn aber die Bestellung/Rechnung (ungebucht) und die gebuchte Rechnung aus zwei verschiedenen Nummernserien bedient werden (zwingend, wenn mit Bestellungen gearbeitet wird), dann kann ich vor dem Buchen löschen ohne das ein 'gelöschter Beleg' entsteht.

Stimmt, im Standard passiert das nur wenn die Nummernkreise ident sind. Im Grunde gehts hier aber darum dass die Nummernserie der gebuchten Rechnungen verwendet wird, was in unserem Fall ja ebenfalls passiert da wir beim Drucken auch schon eine Nummer in das Feld "Posting No." ziehen und diese Andrucken. Würde die ungebuchte Rechnung nun gelöscht werden, wird sowohl die ungebuchte als auch die gebuchte Nummer gelöscht und somit erscheint die Meldung.

LG, René

Hallo René,

in NAV kann man eine Rechnung normalerweise nur drucken, wenn sie gebucht ist. Ich weiß nicht was ihr da treibt

Dann muss die Buchhaltung auch nichts mehr buchen, das kann NAV schon alleine.

Kannst du bitte noch mal genau beschreiben, wie der Ablauf dieses Vorgangs beim Kunden ist. Warum druckt ihr ungebuchte Rechnungen aus ?

Gruß, Fiddi